Blitzblank-Challenge Tag 18: Frühjahrsputz für den Papierkram

Wenn du zu denen gehörst, die schnell den Überblick über Dokumente, Rechnungen und sonstige Unterlagen verlieren, kann der heutige Challenge-Tag auch mit unguten Gefühlen verknüpft sein. Das muss aber gar nicht sein! Mit der richtigen Strategie und ein paar hilfreichen Tipps werden auch endlos erscheinende Aufgaben wie das Sortieren von Akten schnell erledigt.

Und schon steht dem ungetrübten Frühlingsgenuss mit einem Häkchen mehr auf der To-Do-Liste nichts mehr im Wege.

Schritt für Schritt Ordnung ins Aktenchaos bringen

Bevor stapelweise Akten über dir zusammenbrechen, nimm dir lieber einmal zwanzig bis dreißig Minuten Zeit und gehe wie folgt vor:

1. Alle unsortierten Akten zusammensuchen und auf einen Stapel legen.
2. Stück für Stück in Kategorien unterteilen und neue Stapel bilden. Am einfachsten geht das nach Lebens­bereichen, wie zum Beispiel Haus/Wohnung, Beruf, Rente, Schule und Versicherungen. Unterlagen für die Steuer nach Jahren sortieren. Alle Dokumente, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, können im Prinzip weg.
3. Die Papiere der einzelnen Kategorien lochen, nach Empfangsdatum oder eventuellen Unterkategorien ordnen und abheften.
4. Den jetzt komplett leeren Schreibtisch mit einem in Essigwasser getränkten Lappen feucht abwischen. Merkst du, wie leicht das geht ohne lauter herumfliegende Blätter? ;-)

Tipp: Vielleicht kannst du bei der Gelegenheit ja gleich einmal überprüfen, ob sich ein Öko-Stromanbieterwechsel für dich lohnen könnte. Ökostrom ist im Vergleich meist nicht teurer als konventionell erzeugter. Vergleichen lohnt sich auch bei Gas, Telefon und Versicherungen.

Nie wieder Aktenstapel anhäufen

Um im Alltag nicht gleich wieder mit unsortierten Akten überflutet zu werden, lohnt es sich, die nachstehenden Tipps zu befolgen:

• Jedes Schreiben am besten sofort öffnen.
• Werbung gleich wegwerfen oder noch besser gar nicht erst bekommen dank eines Keine-Werbung-Aufklebers am Briefkasten.
• Was direkt oder in nächster Zeit abgearbeitet werden muss und nicht viel Zeit kostet, am besten gleich erledigen.
• Abzulegende Dokumente in das bestehende Ordnersystem einheften bzw. einscannen, falls du ein platzsparendes digitales Ablagesystem vorziehst.

Die wichtigsten Aufbewahrungsfristen für Privatdokumente

Zwar sorgt ein digitales Ablagesystem für mehr Platz in den Regalen, aber alles kann dann doch nicht digital aufbewahrt werden. Viele Dokumente sollten immer auch im Original vorhanden sein. Bei manchen Belegen, wie zum Beispiel Handwerkerrechnungen, sind gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen auf der Rechnung vermerkt. Wie lange und ab wann alle anderen Schreiben wieder Platz für Neues im Aktenschrank machen können, ist hier beispielhaft aufgelistet:

• Drei Jahre aufbewahren: Rechnungen und Quittungen (zwei Jahre Garantieanspruch und ein weiteres Jahr als Zahlungsnachweis)
• Vier Jahre aufbewahren: Belege für die Steuer
• Für die Dauer der Verträge aufbewahren: Verträge und Vertragsergänzungen, Nebenkostenabrechnungen, Handwerksrechnungen sowie alles, was die Wohnung betrifft, außerdem Arbeits­verträge, Gehalts­abrechnungen, Bescheide über Arbeitslosen- oder Krankengeld und Sozial­versicherungs­nach­weise bis zur Rente.
• Für immer aufbewahren: Zeugnisse, Ausweisdokumente und Urkunden (von Geburten, Hochzeiten, Scheidungen, Todesfällen usw.)

Welche Tipps hast du noch für ein effizientes Ablagesystem, das den Papierkram gar nicht erst zur Last werden lässt? Teile sie unten in einem Kommentar oder mit dem Hashtag #blitzblank2020 auf den sozialen Netzwerken Facebook oder Instagram!

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