Blitzblank-Challenge Tag 18: Frühjahrsputz für den Papierkram

Große Putz- und Aufräumaktionen schieben wir gern mal vor uns her. Doch gemeinsam gehen wir das Projekt Frühjahrsputz sicher erfolgreich an - in 21 kleinen Tagesetappen!

Wenn du zu denen gehörst, die schnell den Überblick über Dokumente, Rechnungen und sonstige Unterlagen verlieren, kann der heutige Challenge-Tag auch mit unguten Gefühlen verknüpft sein. Das muss aber gar nicht sein! Mit der richtigen Strategie und ein paar hilfreichen Tipps werden auch endlos erscheinende Aufgaben wie das Sortieren von Akten schnell erledigt.

Und schon steht dem ungetrübten Frühlingsgenuss mit einem Häkchen mehr auf der To-Do-Liste nichts mehr im Wege.

Schritt für Schritt Ordnung ins Aktenchaos bringen

Bevor stapelweise Akten über dir zusammenbrechen, nimm dir lieber einmal zwanzig bis dreißig Minuten Zeit und gehe wie folgt vor:

  1. Alle unsortierten Akten zusammensuchen und auf einen Stapel legen.
  2. Stück für Stück in Kategorien unterteilen und neue Stapel bilden. Am einfachsten geht das nach Lebens­bereichen, wie zum Beispiel Haus/Wohnung, Beruf, Rente, Schule und Versicherungen. Unterlagen für die Steuer nach Jahren sortieren. Alle Dokumente, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, können im Prinzip weg.
  3. Die Papiere der einzelnen Kategorien lochen, nach Empfangsdatum oder eventuellen Unterkategorien ordnen und abheften.
  4. Den jetzt komplett leeren Schreibtisch mit einem in Essigwasser getränkten Lappen feucht abwischen. Merkst du, wie leicht das geht ohne lauter herumfliegende Blätter? ;-)

Tipp: Vielleicht kannst du bei der Gelegenheit ja gleich einmal überprüfen, ob sich ein Öko-Stromanbieterwechsel für dich lohnen könnte. Ökostrom ist im Vergleich meist nicht teurer als konventionell erzeugter. Vergleichen lohnt sich auch bei Gas, Telefon und Versicherungen.

Nie wieder Aktenstapel anhäufen

Um im Alltag nicht gleich wieder mit unsortierten Akten überflutet zu werden, lohnt es sich, die nachstehenden Tipps zu befolgen:

  • Jedes Schreiben am besten sofort öffnen.
  • Werbung gleich wegwerfen oder noch besser gar nicht erst bekommen dank eines Keine-Werbung-Aufklebers am Briefkasten.
  • Was direkt oder in nächster Zeit abgearbeitet werden muss und nicht viel Zeit kostet, am besten gleich erledigen.
  • Abzulegende Dokumente in das bestehende Ordnersystem einheften bzw. einscannen, falls du ein platzsparendes digitales Ablagesystem vorziehst.

Die wichtigsten Aufbewahrungsfristen für Privatdokumente

Zwar sorgt ein digitales Ablagesystem für mehr Platz in den Regalen, aber alles kann dann doch nicht digital aufbewahrt werden. Viele Dokumente sollten immer auch im Original vorhanden sein. Bei manchen Belegen, wie zum Beispiel Handwerkerrechnungen, sind gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen auf der Rechnung vermerkt. Wie lange und ab wann alle anderen Schreiben wieder Platz für Neues im Aktenschrank machen können, ist hier beispielhaft aufgelistet:

  • Drei Jahre aufbewahren: Rechnungen und Quittungen (zwei Jahre Garantieanspruch und ein weiteres Jahr als Zahlungsnachweis)
  • Vier Jahre aufbewahren: Belege für die Steuer
  • Für die Dauer der Verträge aufbewahren: Verträge und Vertragsergänzungen, Nebenkostenabrechnungen, Handwerksrechnungen sowie alles, was die Wohnung betrifft, außerdem Arbeits­verträge, Gehalts­abrechnungen, Bescheide über Arbeitslosen- oder Krankengeld und Sozial­versicherungs­nach­weise bis zur Rente.
  • Für immer aufbewahren: Zeugnisse, Ausweisdokumente und Urkunden (von Geburten, Hochzeiten, Scheidungen, Todesfällen usw.)

Welche Tipps hast du noch für ein effizientes Ablagesystem, das den Papierkram gar nicht erst zur Last werden lässt? Teile sie unten in einem Kommentar oder mit dem Hashtag #blitzblank2020 auf den sozialen Netzwerken Facebook oder Instagram!

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8 Kommentare Kommentar verfassen

  1. Ich habe gerade auf Fächer Mappen umgestellt. Also diese Teile, die man wie einen Fächer aufklappen kann. Ich erspare mir damit das Lochen der Dokumente und noch mal anfassen zum abheften. Es wird also alphabetisch und chronologisch in diese Mappen sortiert. Diese kann man nach Bereichen benennen z.b. Finanzamt, Haushalt, Rechnungen, und vieles mehr) und man bekommt sehr viel daran unter. Zudem gibt es diese fächermappen in vielen verschiedenen Farben so dass man auch mit Farbkategorien arbeiten kann. Und man hat sich die umständlichen Ordner erspart. Das einzige, was ich immer unter dem Buchstaben F sammel, ist alles was man für das Finanzamt braucht. Das wird nicht abgeheftet sondern einfach gesammelt für die Steuererklärung

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    • Hallo Siko,
      vielen Dank für deine Ergänzung, das klingt sehr praktisch. Und die Blätter müssen dafür auch nicht gelocht werden, sondern bleiben heil.
      Liebe Grüße!

  2. Ich habe direkt an der Eingangstür Ablagefächer: muss erledigt werden, wird für die Arbeit gebraucht, kann abgeheftet werden. Meistens habe ich keine Zeit, solche Dinge sofort zu erledigen (Kleinkind, Hund,…), sondern erst abends. Bevor die Sachen herum liegen (Kind/Hund findet immer einen Weg, wichtige Dinge zeitnah zu zerstören) werden sie erst dort abgelegt und abends kann man sich in Ruhe darum kümmern und sieht genau, wie viel dort abgelegt ist, ohne ewig zu wühlen. Wichtig ist nur, dass die “Fächer” sehr dünn sind, so hat man nicht viel Platz zum sammeln, sondern ist auch gezwungen, es zeitnah zu erledigen. ;)

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  3. Hans Wurstens Ahle

    Bei Belegen für die Steuer wäre erwähnenswert, dass Belege z. B. aus Einnahmen eines Gewerbebetriebes auch im Sinne eines Kleinunternehmens immer 10 Kahre aufbewahrungspflichtig sind. Lohnzettel, SV-Nachweise und Lohnsteuerjahresabrechnungen würde ich auch raten lebenslang aufzubewahren, da man bei Unklarheiten zur Rentenermittlung immer Nachweise hat.

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    • smarticular.net
      smarticular.net

      Danke für die wichtige Ergänzung! Liebe Grüße

  4. Also, da ich weiß, dass ich es nicht sofort in den richtigen Ordner einsortiere hab ich mir den „Wichtig“ Ordner angewöhnt!
    Alles (wirklich alles!!!) an Post, was nicht gleich in den Müll kommt, kommt hier hinein! Also Rechnungen, Verträge,…
    Ganz hinten im Ordner ist eine Klarsichthülle für kleine Quittungen für die Steuererklärung!
    Mir als Papierkrammuffel bringt dies die nötige Übersicht! Ich muss keine Stapel durchwühlen, wenn eine Nachfrage kommt… es kann ja nur im Ordner sein! Und ab und an (meist im Winter mit einem guten Hörbuch) hab auch ich Lust aufs sortieren und dann geht’s los!

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    • smarticular.net
      smarticular.net

      Tolle Idee – so läuft es hier im Prinzip auch, nur dass der Wichtig-Ordner ein Ablagefach ist :D liebe Grüße!

  5. Larissa Sta

    Ich habe eine Ablage für evtl wichtige Dokumente, alle 1-2 Monate sortiere ich die in meine Mappen ein, damit ich die nicht wegen einzelnen Zetteln hervor holen muss ;)

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